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第3回 IS News【マニュアルの見直しで業務改善】

2009-05-13

いつもお世話になっております。
アイ・エス・システムズ IS News担当です。

みなさんピボットテーブルってご存じですか?

リスト形式で用意されたデータを、
任意の形で分類・集計できるExcelツールのことをいいます。

データから項目を自動的に抽出できたり、
集計結果と自動リンクするグラフの生成ができるので、
簡単にデータの分析ができますよ。ぜひ一度お試し下さい♪


それではさっそく第3回 IS News、
【マニュアルの見直しで業務改善】をお届けいたします♪

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「マニュアルの見直しで業務改善」と聞いて皆さんどう思われますか?


最近の家電製品やオーディオ機器などのマニュアルを見ると、
とてもわかり易いものが増えてきたように感じます。

それはマニュアルの良し悪しによって、
製品だけでなく、会社のセンスや品格が評価され、
最終的には売上にも大きく影響するからです。

よって、マニュアルは重要な役割を担っている、
と言っても過言ではありません。


弊社でもシステム運用マニュアルを作成していますが、

・簡潔でわかりやすい表現にする
・図形やイラストを使ってビジュアル化する
・全体的に統一感を持たせる
・Q&Aを活用して答えを見つけやすくする

といったような、
「シンプルだけど意外と守られていないポイント」を常に気をつけています。

これらを気をつけるだけでも「わかりやすいですね」と、
お客様からたくさんのお言葉をいただけるようになりました。


しかし、実はもっと重要なポイントが存在するのです。


それは、
作成にあたり「そもそもの業務を理解する」ということ。


お客様の業務を正確に理解して作成することが、
マニュアルの価値を上げる最も重要なポイントなのです。



複雑化した業務は多くの問題を引き起こしますから、
業務のシンプル化はどのような会社でも必要とされています。

みなさんの企業内で活用されている社内システムや、
業務の手順書などはいかがですか?

まだまだ分かりにくいものが存在しているのではないでしょうか。


しかし多角的に見直すとなると、一人の力ではとても大変なことです。

だからこそ、関係者全員が自らその業務を体験し、
実際の運用や手順をしっかり頭に入れなければなりません。

そうして、

・どこに無駄があるのか、分かりにくいのか
・どうすればその課題が解決できるのか

これらを徹底して考えることによって、
根本的な業務改善の一歩を踏み出すことが、大切なのではないでしょうか。



マニュアルの見直しを始めることは、
「業務の見直し」になり、「事業の見直し」になり、
最終的には「会社の見直し」にもなっていくことができます。

たかがマニュアルとあなどらず、
企業の活性化のきっかけとして、できることをはじめてみませんか?




今回のIS Newsはこれでおしまいです。
最後までお読み下さり、誠にありがとうございました。

それでは次回のIS Newsでまたお会いしましょう♪

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